21 Sep. Interaktive Tagungen und Konferenzen planen: 7 Tipps für mehr Austausch und Beteiligung

Konferenzen, Tagungen und andere Veranstaltungsformate sind live wieder gefragter. Online- oder hybride Events sind zwar bequem und können viel mehr Teilnehmer erreichen, gleichzeitig wird aber das Interesse an persönlichem Austausch und direktem Networking wieder größer. Und genau das solltet ihr bei eurer Planung berücksichtigen, denn interaktive Tagungen und Konferenzen mit großer Beteiligung bringen den größten Erfolg mit sich.

Mehr Austausch für eure Veranstaltungen

Klar, Online-Events haben Vorteile, vor allem wenn es darum geht, dass Teilnehmer nicht so hohe Kosten haben. Tickets, An- und Abreise sowie ggf. Unterkunft schlagen zu Buche. Daher sind Online-Events beliebt, um höhere Teilnehmerzahlen zu bekommen. Gleichzeitig bleibt aber auch die Interaktion aus, denn in der Anonymität der Online-Beteiligung funktionieren Austausch und Networking lange nicht so gut. Für den größten Erfolg solltet ihr über interaktive Tagungen und Seminare nachdenken. Und genau deshalb haben wir euch hier ein paar Tipps:

1. Abwechslung sorgt für interaktive Tagungen und Konferenzen

Konferenzen, Seminare und Tagungen zeichnen sich oft durch einen vollen Programmablauf und viele Vorträge und Keynotes aus. Doch das ist nicht der Grundstein für Austausch und eine gelungene Veranstaltung. Viel wichtiger ist Abwechslung im Programm und dass Raum für Interaktion direkt bei der Konzeption eines Event mit eingeplant wird. Das kann bedeuten, dass ihr vermehrt auf Diskussionsrunden setzt statt Frontalvorträge. Oder aber ihr plant kurze Austauschphasen nach jeder Keynote oder jedem Vortrag mit ein, das entzerrt das Programm direkt. Gruppenarbeiten, moderierte kleine Fragerunden oder grundsätzlich genügend Zeitfenster für informellen Austausch, bieten überhaupt die Chance zur Vernetzung und Interaktion. Erst wenn es auch freie Minuten gibt, entsteht Raum für Austausch und Miteinander.

2. Teilnehmer sind Mitgestalter

Wer nur teilnimmt und zuhören darf, nimmt war eine Menge Expertise nach Hause, aber fühlt sich im Zweifel nicht wirklich Teil des Ganzen. Je mehr Teilnehmende in den Ablauf und zu den Ergebnissen einer Veranstaltung beitragen können, desto engagierter sind sie und desto höher ist auch die Aufmerksamkeit. Daher solltet ihr das bei der Planung eurer Tagungen und Seminare berücksichtigen. So könnt ihr Während der Vorträge Umfragen machen oder Love-Abstimmungen einbinden. Q&A-Sessions bieten oft eine hohe Beteiligung und erhöhen den Nutzen eines Events. Ihr könnt aber auch interaktive kleine Workshops-Sessions einplanen oder eine gemeinsame Ideensammlung. Auch Barcamps und Open-Space-Formate sind tolle Möglichkeiten, um die Interaktion und Beteiligung zu steigern. Am Ende sind auch kurze Fragen zum Feedback, zur Reflexion oder zur Zusammenfassung hilfreich. Digitale Tools können euch dabei natürlich unterstützen.

3. Klare Struktur für’s Networking

Einfach nur Pausen für Austausch und eine Abschlussrunde zum Netzwerken einzuplanen, riecht meist nicht aus. Viele Teilnehmende, vor allem introvertiertere oder zurückhaltendere Teilnehmer, wissen nicht, wie sie locker ins Gespräch kommen sollen. Da entlastet es enorm, konkrete Starthilfe zu geben. Das könnte etwa ein Speed-Networking sein oder aber thematische Networking-Tische, um die Gespräche ins Rollen zu bringen. Vorab könnt ihr auch ein Teilnehmer-Matching ankündigen und so direkt Menschen mit ähnlichen Interessen, Branchen oder Herausforderungen zusammenzubringen. Kleine Gesprächsimpulse für die Pausen, wie eine gezielte Frage oder etwas auf den Tischen bringt Gespräche auch in Gang. Moderierte Kennenlernrunden sind natürlich zu Beginn eine gute Gelegenheit, um sich besser kennenzulernen und die Scheu zu verlieren. Dabei solltet ihr auch unbedingt an Namensbadges denken.

4. Räume für Kommunikation schaffen

Der Veranstaltungsraum spielt selbstverständlich auch eine Rolle, wenn es um Vernetzung und Beteiligung geht. Zum Einen betrifft das den Raum selbst, was Ausstattung, Helligkeit und Tools anbelangt. Zum Anderen betrifft das auch die Bestuhlung, denn für Workshops sind flexible Tischanordnungen besser geeignet. Kleine Arbeitsgruppen, Sitzkreise oder Reihenbestuhlung erfüllen unterschiedliche Zwecke, daher solltet ihr das im Blick haben. Bei größeren Events wie Tagungen und Konferenzen bietet es sich auch an, verschiedene Räume oder Areas für verschiedene Zwecke anzubieten. Bereiche für Rückzug, Networking ergänzen klassische Bereiche für Ausstellungen und konzentriertes Arbeiten.

5. Übersetzung von Expertenwissen aus Vorträgen

Klar, Vorträge sind gut, wenn es um Wissensvermittlung geht. Allerdings bleibt das ganze etwas steif und es kommt seltener dazu, das ganze zu hinterfragen oder sogar weiterzudenken. Indem ihr im Anschluss an Keynotes oder Vorträge kleine Diskussionsrunden oder Fragen aus dem Publikum zulasst, entsteht etwas Neues. Neue Perspektiven werden sichtbar, weitere Ideen möglich, konkrete Anwendungsbeispiele unterstützen Erfolg oder verweisen auf Herausforderungen. Gerade Kleingruppen bieten sich dafür gut an, denn bei wenigen Personen kommen meist alle zu Wort. Die Beteiligung wird automatisch höher. Zudem könnt ihr gezielte Fragestellungen, wie etwa „Was verändert sich dadurch in eurem Arbeitsalltag?“, reingeben, die dann wertvolle praktische Einblicke geben. So wird aus einer reinen Wissensvermittlung ein gemeinsamer Lernprozess.

6. Ergebnisse sichtbar machen

Interaktion sollte am Ende eurer Tagung oder eures Workshops nicht einfach einbrechen, sondern aufrecht erhalten werden. Das gelingt, indem ihr die Ergebnisse auch direkt sichtbar macht und jeder Teilnehmende so sieht, was er zur Veranstaltung beigetragen hat. Ergebnisse könnt ihr auf Pinnwänden, an Flipcharts oder auf Whiteboards zeigen. Auch digitale Ergebnisboards oder Graphic Recording sind Möglichkeiten, Resultate festzuhalten. Die wichtigsten Erkenntnisse sollten dabei zusammengefasst werden, zudem sollte ihr konkrete nächste Schritte oder Aufgaben festhalten. Am Ende sollten nicht nur Notizen eines jeden Einzelnen stehen, sondern konkrete Ergebnisse, die für alle erfahrbar waren.

7. Interaktive Nachbereitung

Der Austausch sollte über eure Tagung oder eure Seminare hinausgehen, denn so bleiben Teilnehmende langfristig im Austausch und Erlerntes im Gedächtnis. Die Veranstaltung muss schließlich nicht mit dem Ende aufhören. Dafür könnt ihr zum Beispiel digitale Follow-up-Runden einrichten oder eine gemeinsame Gruppe oder Plattform, um vernetzt zu bleiben. Im Nachgang können auch Feedback- und Reflexionsfragen nach ein paar Tagen nochmal Ergebnisse oder bestimmte Situationen aufgreifen und verdeutlichen. Ihr solltet zudem die Ergebnisse auf irgendeine Weise gebündelt zur Verfügung stellen und ggf. auch dazu nochmals eine Diskussionsrunde live oder digital nach kurzer Zeit anbieten. Nicht zu vergessen, ist auch die Vernetzung der Teilnehmenden untereinander, dafür könnt ihr Social Media-Profile nutzen und verknüpfen, Erlaubnis vorausgesetzt. Mit diesen Möglichkeiten wird aus einer einzelnen Veranstaltung mehr, nämlich ein längerfristiger Austausch.

Fazit: Interaktive Tagungen und Konferenzen bleiben länger im Gedächtnis

Um mit eurer Veranstaltung, ganz egal ob Tagung, Seminar, Workshop oder Konferenz langfristig Erfolg zu erzielen, geht es um eine gute Veranstaltungsplanung und ein durchdachtes Konzept. Dafür sind Expertenwissen allein oder hybride Formate nicht mehr ausreichend. Viel wichtiger ist es, durch neue Konzepte, interaktive Formate und Raum für Austausch und Beteiligung aufzufallen. Auf diese Weise bleibt ihr mit eurer Veranstaltung im Gedächtnis. Durch mehr Austausch und Beteiligung sorgt ihr für mehr Vernetzung, bessere Ergebnisse und größeren Erfolg.

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